BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Administrasi
pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yaitu berupa
kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil
kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Sedangkan manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian
tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain.
Kerja
dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan
yang dikehendaki dapat tercapai bila ada orang yang
menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk
mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena
intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara
bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi
administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang
menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan
kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan
Hubungan Organisasi dan manajemen merupakan Suatu proses kegitaan
atau usaha melalui sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam
rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang
dimiliki. Organisasi merupakan suatu susunan tertentu terdiri dari orang-orang
atau kelompok-kelompok tertentu yang menjalankan dan mengelola (administrasi)
berbagai aktivitas manusia baik dengan institusi atau lembaga maupun tidak dan
mempunyai tujuan yang didalamnya terdapat manajemen yang mengarahkan organisasi
untuk dapat bekerja seefisien dan edektif mungkin dalam mencapai dan mewujudkan
tujuan organisasi.
1.2
Rumusan Masalah
1) Apa Fungsi-fungsi
Manajemen?
2) Bagaimana Fungsi – Fungsi
Manajemen Menurut Para Ahli?
3) Bagaimana Organisasi
Menurut Para Ahli?
4) Apa sajaFungsi – Fungsi
Organisasi?
5) Jelaskan tentang Efisiensi
Organisasi?
6) Bagaimana Kontroling Dalam
Rangka Membangun Efisiensi Organisasi?
1.3
Tujuan Penulisan
1) Untuk Mengetahui Tentang
Fungsi-fungsi Manajemen.
2) Untuk Mengetahui
Tentang Fungsi – Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli.
3) Untuk Mengetahui
Tentang Organisasi Menurut Para Ahli.
4) Untuk Mengetahui Tentang
Fungsi – Fungsi Organisasi.
5) Untuk Mengetahui Tentang
Efisiensi Organisasi.
6) Untuk Mengetahui Tentang
Kontroling Dalam Rangka Membangun Efisiensi Organisasi.
BAB II
KONSEP TEORI
2.1 Fungsi-fungsi Manajemen
1. Perencanaan (planning)
Pengertian Perencanaan
adalah sebagai hasil pemikiran yang mengarah ke masa depan, yaitu menyangkut
serangkaian tindakan yang berdasarkan pemahaman yang mendalam terhadap semua
faktor yang terlibat dan yang diarahkan kepada sasaran khusus. Dengan kata
lain, perencanaan ialah penentuan serangakaian tindakan berdasarkan pemilihan
dari berbagai alternatif data yang ada, dalam hal ini dirumuskan dalam bentuk
keputusan yang akan dikerjakan untuk masa yang akan datang dalam usaha mencapai
tujuan yang diinginkan.
2. Pengorganisasian (organizing)
Setelah perencanaan,
langkah berikutnya adalah menciptakan organisasi untuk melaksanakan rencana
yang telah dirumuskan. Organisasi pada hakikatnya mempunya tiga komponen, yaitu
fungsi, personalia dan faktor-faktor sarana fisik. Proses organisasi berusaha
mempersiapkan ketiga komponen tersebut sedemikian rupa agar dapat memperlancar
pencapaian tujuan perusahaan. Dengan demikian, pengorganisasian didefinisikan
sebagai suatu proses menciptakan hubungan antara personalia, fungsi-fungsi dan
faktor fisik agar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan
diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.
3. Pengarahan (directing)
Langkah selanjutnya yaitu
pengarahan, fungsi pengarahan ini ialah gerak pelaksanaan dari
kegiatan-kegiatan fungsi perencanaan dan pegorganisasian. Pengarahan dapat
diartikan sebagai suatu aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang
mengikat bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan pikiran dan
tenaganya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Berarti ruang lingkup pengarahan pengelolaan sumber daya manusia
yang efektif dan efisien.
4. Pengoordinasian (coordinating)
Koordinasi merupakan daya
upaya untuk mensinkronkan dan menyatukan tindakan-tindakan sekelompok manusia.
Koordinasi merupakan otak di dalam batang tubuh dari keahlian manajemen. Jika
manajer menemukan kesulitan dalam koordinasi yang berkelanjutan, ia harus
mencurigai kelemahan program perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan.
Pendek kata, koordinasi merupakan bidang keahlian dari manajemen. Perintah yang
baik dan lazim dari bidang keahlian manajemen lainnya akan membuat koordinasi
tidak begitu dibutuhkan. Akan tetapi, pada organisasi yang dikelola dengan baik
sekalipun, ada juga bidang yang memerlukan koordinasi.
5. Pengawasan (controlling)
Pengawasan merupakan fungsi
terakhir yang harus dilakukan dalam manajemen, karena dengan pengawasan dapat
diketahui hasil yang telah tercapai. Dalam hal ini berarti bahwa dengan
pengawasan akan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai
dengan apa yang telah direncanakan.
Pengertian
Pengawasan adalah sebagai suatu kegiatan mendeterminasi apa-apa yang telah
dilaksanakan sesuai dengan tujuan untuk segera mengetahui kemungkinan
terjadinya penyimpangan dan hambatan, sekaligus mengadakan koreksi untuk
memperlancar tercapainya tujuan. Fungsi ini dapat menjamin bahwa
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dapat memberikan hasil yang diinginkan.
2.2 Fungsi – Fungsi Manajemen Menurut Para
Ahli.
Keberhasilan
suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan
berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri
merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang
terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan
kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau
pekerjaan. Pembagian fungsi manajemen menurut beberapa ahli manajemen, di
antaranya yaitu :
1. Hendry Fayol.
Lima
fungsi manajemen telah diringkas sedetail mungkin oleh Hendry Fayol yaitu :
a. Planning atau perencanaan
Merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan
organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek, program, prosedur,
metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
b. Organizing (Pengorganisasian).
1) Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan
yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
2) Perancangan dan
pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa
hal-hal tersebut ke arah tujuan.
3) Penugasan tanggung jawab
tertentu.
4) Pendelegasian wewenang yang
diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.
c. Staffing (Penyusunan).
Staffing
atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment) latihan dan
pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam
lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
d. Leading (Pengarahan).
Adalah
bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan
dan harus mereka lakukan.
e. Controlling (Pengawasan).
Adalah
penemuan dan penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
2. George Terry.
Berikut
ini adalah Empat fungsi manajemen menurut George Terry:
a. Perencanaan (Planning).
Perencanaan
(planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan
langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti
mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang
menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud
untuk mencapai tujuan.
b. Pengorganisasian (Organization).
Pengorganisasian
(Organization) sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan
mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah
direncanakan.
c. Penggerakan (Actuating)
.
Penggerakan
(actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai
dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang
ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan
sesuai rencana dan bisa mencapai tujuan.
d. Pengawasan (Controlling).
Pengawasan
(controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini
sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya
dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang
melenceng dari rencana.
3. Lyndall F. Urwick (1974)
Fungsi
Manajemen menurut Lyndall F. Urwick terdiri
dari :
a. Staffing (Penyusunan).
Staffing adalah salah satu fungsi
manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian
keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi
kepada pejabat yang lebih tinggi.
b. Planning (Perencanaan).
Berbagai batasan tentang planning
dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang
sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian
tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir
merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan
berikut :
1) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2) Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3) Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6) Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
c. Organizing (Pengorganisasian).
Organizing atau
pengororganisasian adalah kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam
cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
d. Controlling (Pengawasan).
Controlling atau pengawasan, sering
juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa
mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan
bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang
telah digariskan semula.
e. Directing (Pengarahan).
Directing atau Commanding adalah
fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran,
perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas
masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar
tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
f. Coordinating (Kordinasi).
Coordinating atau pengkoordinasian
merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar
tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan
menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat
kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
4. Harold Koentz.
Fungsi-fungsi
manajemen menurut Harold Koentz , terdiri dari :
a. Planning (Perencanaan).
Perencanaan merupakan aktivitas
untuk memilih dan menghubungkan fakta serta aktivitas membuat rencana mengenai
kegiatan-kegitan apa yang akan dilakukan dimasa depan. Adapun beberapa
aktivitas perencanaan adalah peramalan, pengembangan tujuan-tujuan,
pengembangan strategi-strategi, pemprograman, penjadwalan, penganggaran,
pengembangan kebijakan-kebijakan, dan pengembangan prosedur-prosedur.
b. Organizing (Pengorganisasian).
Pengorganisasian adalah usaha yang
dilakukan untuk menciptakan hubungan kerja antar personal dalam organisasi
dengan cara mengelompokan orang-orang beserta penetapan tugas-tugas,
fungsi-fungsi, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing agar tercapainya
tujuan bersama melalui aktivitas-aktivitas yang berdaya dan berhasil guna
karena dilakukan secara efektif dan efisien.
c. Staffing (Penyusunan).
Penyusunan kepegawaian pada suatu
organisasi dari awal masa penerimaan, seleksi, orientasi, pelatihan dan
pengembangan karir hingga menggerakan pegawai agar setiap tenaga kerja yang ada
memberikan dan melaksanakan suatu kegiatan yang menguntungkan organisasi.
d. Directing (Pengarahan).
Fungsi directing atau sering dikenal
dengan leading adalah satu kegiatan yang berhubungan dengan pemberian perintah
dan saran agar para bawahan dapat mengerjakan tugas yang dikehendaki manajer.
Kegiatannya meliputi mengambil keputusan, mengadakan komunikasi antara manajer
dan bawahan agar ada rasa saling pengertian, memberikan semangat,
motivasi ataupun dorongan kepada bawahan dalam melaksanakan tugasnya,
memilih orang-oramg yang mempunyai kemampuan untuk bergabung dalam kelompoknya,
dan memperbaiki pengetahuan serta sikap bawahan agar terampil dalam mengerjakan
pekerjaan.
e. Controlling (Pengawasan).
Melalui aktivitas pengendalian,
manajer harus mengevaluasi dan menilai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan
bawahannya untuk mengetahui apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan atau tidak. Pengendalian tidaklah bermaksud untuk mencari
kesalahan bawahan. Namun pengendalian dilakukan bertujuan untuk mencari
penyimpangan yang terjadi sehingga dapat dilakukan perbaikan kearah yang lebih
baik.
5. James A. F. Stoner.
Fungsi-fungsi
manajemen menurut James A. F. Stoner dalam buku "Manajemen" dari Jilid 1
terbitan bahasa Indonesia, terdiri dari :
a. Perencanaan (Planning)
menunjukan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan kegiatannya sebelum
melaksanakannya. Kegiatan mereka biasanya berdasar suatu cara, rencana, atau
logika, bukan asal tebak saja.
b. Pengorganisasian (Organization)
berarti para manajer itu mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya
bahan yang dimiliki organisasi. Sejauh mana efektifnya suatu organisasi
tergantung pada kemampuannya untuk mengerahkan sumber daya yang ada dalam
mencapai tujuannya. Tentu saja, dengan makin
terpadu dan makin terarahnya pekerjaan akan menghasilkan makin efektifnya
organisasi. Mendapatkan koordinasi yang sedemikian itu adalah salah satu tugas
manajer.
c. Memimpin (To Lead)
menunjukan bagaimana para manajer mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya,
menggunakan orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu, Dengan menciptakan
suasana tepat, mereka membantu bawahannya bekerja sebaik mungkin.
d. Pengendalian (Controlling)
berarti para manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa organisasi bergerak dalam
arah tujuan. Apabila salah satu bagian dari organisasi menuju arah yang salah,
para manajer berusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkannya
kembali ke tujuan yang benar.
6. Luther Gullick.
Fungsi
- fungsi Manajemen menurut Luther Gullick, terdiri dari:
a. Planning (Perencanaan).
Perencanaan
dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktifitas dan sumber
daya yang akan dilaksanakan dan digunakan dimasa yang akan datang untuk
mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa
yang akan dilakukan dimasa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus
disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secara
maksimal.
b. Organizing (Pengorganisasian).
Pengorganisasian sebagai keseluruhan
proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk
menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme
kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan.
c. Staffing (Penyusunan).
Seperti fungsi-fungsi
manajemen lainnya, staffing juga merupakan fungsi yang tidak kalah
pentingnya. Tetapi agak berbeda dengan fungsi lainnya, penekanan dari fungsi
ini lebih difokuskan pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-kegiatan
yang telah direncakan dan diorganisasikan secara jelas pada fungsi perencanaan
dan pengorganisasian. Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara lain menentukan,
memilih, mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia dengan menggunakan
berbagai pendekatan dan atau seni pembinaan sumber daya manusia.
d. Directing (Pengarahan).
Pengarahan
adalah penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terdapat para
petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar
pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan
staff yang telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas
dibidangnya masing-masing tidak menyimpang dari garis program yang telah
ditentukan.
e. Coordinating (Koordinasi).
Koordinasi adalah mengimbangi dan
menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan
masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan
yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.Koordinasi ini mengajak
semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah
yang telah ditentukan.
f. Reporting (Pelaporan).
Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai
fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang
bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan
dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. Pentingnya
pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen,
yang merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer.
Fungsi ini umumnya lebih banyak
ditangani oleh bagian ketatusahaan. Hasil catatan ini akan digunakan manajer
untuk membuat laporan tentang apa telah, sedang dan akan dilakukan dalam upaya
pencapaian tujuan. Fungsi recording and reporting ini akan berhasil jika tata
kearsipan dapat dikelola secara efektif dan efesien.
g. Budgeting (Pembuatan Anggaran).
Penganggaran adalah fungsi yang
berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan
akuntansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal:
pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme.
h. Controlling (Pengawasan).
Proses pengawasan mencatat
perkembangan kearah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan
dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum
terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi
rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih
baik.
7. Robbins dan Coulter (1999).
Robbins
dan Coulter menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan.
a. Perencanaan mencakup
pendefinisian tujuan, penetapan strategi, dan mengembangkan rencana untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.
b. Pengorganisasian adalah
menentukan tugas apa saja yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana
tugas-tugas dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan pada tingkat mana
keputusan harus dibuat.
c. Kepemimpinan meliputi
kegiatan-kegiatan memotivasi bawahan, mengarahkan, menyeleksi saluran
komunikasi yang paling efektif, dan memecahkan konflik.
d. Pengawasan meliputi
pemantauan kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa semua orang mencapai apa
yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpangan- penyimpangan yang ada.
8. Prof. Oei Liang Lee.
Fungsi-fungsi
manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee terdiri dari lima macam fungsi yaitu,
planning, organizing, directing, coordinating dan controlling. Lebih rinci
dijelaskan sebagai berikut:
a. Planning (Perencanaan).
Perencanaan
ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan
datang. Adapun langkah-langkah dalam perencanaan menurut Oei Liang Lee yaitu :
1) Menetapkan tujuan;
2) Menyusun anggapan-anggapan
(premising).
3) Menentukan berbagai
alternatif tindakan.
4) Mengadakan penilaian
terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih.
5) Mengambil keputusan, dan
6) Menyusun rencana pendukung
b. Organizing (Pengorganisasian).
Ditinjau
dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun
komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana
untuk mencapai tujuan. Fungsi pengorganisasian sebagai proses menciptakan
hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua
pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
c. Directing (Pengarahan).
Pengarahan
merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para
bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif
serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan
harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu prinsip mengarah kepada tujuan,
prinsip keharmonisan dengan tujuan dan prinsip kesatuan komando.
d. Coordinating (Pengkoordinasian).
Koordinasi
perlu diadakan agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai. Koordinasi antar bagian dan individu didalam
organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip, yaitu
prinsip kontak langsung, prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi dan
hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada.
e. Controlling (Pengawasan).
Pengawasan
dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang
telah direncanakan. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan
pengawasan adalah menciptakan standard, membandingkan kegiatan yang dilakukan
dengan standard dan melakukan tindakan koreksi.
9. Harold Koontz dan Cyril
O’Donnell
Lima
macam fungsi manajemen menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell, terdiri dari
:
a. Planning (Perencanaan).
Proses
yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan dimasa
yang akan datang dan penentuan starategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan
target dan tujuan organisasi.
b. Organizing (Pengorganisasian).
Proses
yang menyangkut bagaimana starategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan dapat
bekerja secara efektif.
c. Staffing (Penyusunan).
Merupakan
suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak
dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap
tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.
d. Directing (Pengarahan).
Proses
pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi
serta proses memotivasinya.
e. Controlling (Pengendalian
dan pengawasan).
Proses
yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.
10. Herie Gunawan.
Kesimpulan
fungsi-fungsi manajemen menurut Harie Gunawan adalah :
a. Perencanaan (Planning).
1) Merupakan kegiatan
menentukan arah dan tujuan organisasi dan memilih serangkaian aksi dari
beberapa alternatif yang ada untuk mencapai tujuan tersebut.
2) Menentukan apa yang harus
dilakukan, bagaimana, kapan dan siapa yang melakukan.
b. Pengorganisasian (Organizing).
1) Menentukan bagaimana
aktivitas dan sumber daya dikelompokkan.
2) Menentukan komposisi tim
kerja dan aktivitas koordinasi termasuk didalamnya pembagian pekerjaan.
c. Penggerakan (Actuating).
Proses
penggerakan sebagai implementasi dari perencanaan, termasuk didalamnya adalah
menggerakkan anggota untuk aktif berpartisipasi, memotivasi anggota organisasi
dan menjalin komunikasi yang efektif dalam organisasi.
d. Pengawasan (Controlling).
1) Memonitor kemajuan
organisasi dalam mencapai tujuan.
2) Proses membandingkan hasil
dan harapan, dan melakukan perubahan-perubahan yang tepat.
e. Penyusunan
Pegawai (Staffing).
Meliputi
proses-proses rekruitasi, seleksi, pemberian tugas, pelatihan, pengembangan,
evaluasi dan pemberian kompensasi kepada staff/sumber daya manusia.
f. Kepemimpinan (Leading).
1) Serangkaian proses yang
digunakan untuk membuat semua personel organisasi bekerja sama untuk
meningkatkan keuntungan.
2) Memotivasi dan
berkomunikasi dengan SDM (Sumber Daya Manusia) organisasi untuk memastikan
bahwa tujuan organisasi tercapai.
2.3
Organisasi Menurut Para Ahli
1. Stoner, mengatakan bahwa organisasi
adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang
di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney, mengemukakan bahwa organisasi
adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard, berpendapat bahwa
organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins, menyatakan bahwa Organisasi
adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas
dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau
sekelompok tujuan.
5. Rosenzweig, Organisasi dapat dipandang
sebagai :
· Sistem sosial, yaitu
orang-orang dalam kelompok
· Integrasi atau kesatuan
dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama
· Orang-orang yang
berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama
6. Matthias Aroef, Suatu organisasi terjadi
apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya
7. Pfiffner dan Sherwood,
Organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah
orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terkait dalam
suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara
sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara
sistematis
8. Bakke, Organisasi merupakan
sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan
aktivitas-aktivitas manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan,
sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material,
kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan
persoalan
9. Allen, Organisasi adalah suatu
proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja, mendefinisikan
dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan -
hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara
efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan.
10. Ernest Dale,
Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan,
pengembangan, dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubunngan kerja
dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.
11. Cyril Soffer, Organisasi
adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam
suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi
tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.
12. Kast & Rosenzweig, Organisasi
adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan
sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan
orang-orang berorenteasi pada tujuan.
2.4
Fungsi – Fungsi Organisasi
Dalam
mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat
perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:
1.
Planning (perencanaan)
Hal
yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah
rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana
kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bias
melalui rapat-rapat, seperti:
Ø Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang
membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan
dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
Ø Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa
jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk
suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.
2.
Organizing (pengaturan)
Dalam
hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
Ø Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan
bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang
satu dengan yang lain.
Ø Job Description yang jelas yang mampu
menjelaskan tugas masing-masing bagian.
Ø Bentuk Koordinasi antar bagian dalam
organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar
Organisasi, dll)
Ø Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris
Organisasi
Harus
diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk,
surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK,
presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam
dll.
3.
Accounting (pelaporan)
Pelaporan
merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa
tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang
berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
o Progress Report (Laporan
Pengembangan Kegiatan)atau
o Laporan Pertanggung Jawaban
(LPJ) Kegiatan
4.
Controling (pengawasan)
Tugas
organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah
melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan
dan penggunaan
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Efisiensi Organisasi
Efisiensi
merupakan bagian yang terpenting dalam organisasi karena mengacu pada hubungan
antara keluaran dan masukkan (output/input). Meskipun efektif dan efisien
mempunyai tujuan yang sama yaitu meningkatkan kinerja organisasi, namun tidak
sedikit orang memahami secara pasti perbedaan kedua kata tersebut. Efisien
adalah bekerja dengan menggunakan sumber daya dan energi yang sesuai tanpa
pemborosan, namun efisiensi tidak melihat tujuan. Organisasi bisa saja menjadi
efisien namun gagal dalam mencapai apa yang dicita-citakan. Untuk
itu selain efisien, kita juga harus efektif.
Faktor
yang dapat mempengaruhi efisiensi organisasi, yaitu :
1. Visi dan Misi Organisasi,
berkaitan dengan hal ini, organisasi harus mampu merumuskan visi dan juga
misinya dengan baik, agar kelak saat dimplementasikan kedua hal tersebut dapat
diukur. Sehingga ketika organisasi akan melakukan suatu tindakan, ia pasti akan
melihat apakah tindakannya itu sesuai atau tidak dengan visi dan misinya. Jika
ya, maka tentunya tindakan tersebut harus dijalankan dengan efektif dan efisien
sesuai visi dan misi organisasi
2. Struktur Organisasi, dalam
rangka melakukan efektifitas dan efisiensi dalam organisasi, struktur
organisasi harus simple agar sistem birokrasinya tidak berbelit-belit dan
aliran pengetahuan akan mengalir dengan baik. Bukan hanya itu, struktur
organisasi yang terdiri dari tim-tim kerja, akan membuat organisasi lebih
efisien dan efektif dalam menjalankan fungsinya.
3. Strategi Organisasi,
diperlukan strategi yang baik dalam melakukan suatu tindakan (dalam hal ini
untuk mencapai visi). Jika organisasi mampu bekerja dengan baik dalam tim, dan
pandai dalam mengatur taktik, maka ia akan menghasilkan sesuatu yang efektif
dan efisien
4. Sumber Daya Manusia, SDM
adalah hal yang sangat penting dalam suatu organisasi, posisinya sangat penting
dalam upaya efektifitas dan efisiensi organisasi. Kinerja yang akan mereka
berikan harus dapat membuat suatu organisasi berkembang. Maka dari itu, bila
SDMnya tidak berkinerja dengan baik, maka efektifitas organisasi akan
terganggu, dan bila mereka tidak mampu untuk bekerja dengan baik, maka
organisasi harus mampu memberi suatu intervensi yang efisien dan efektif agar
kinerja organisasi pulih kembali. Untuk hal ini, pemimpin harus turut aktif,
dalam merekrut, dan memotivasi SDMnya agar mampu memberikan performa yang
maksimal bagi organisasi
5. Budaya Organisasi, Budaya
organisasi memiliki peran yang sangat strategis terhadap kesuksesan suatu
organisasi, sejauh mana budaya mempengaruhi efektivitas organisasi dapat
diketahui dengan melihat kuat atau lemahnya budaya organisasi tersebut.
organisasi yang kuat dapat mempengaruhi efektivitas organisasi, karena untuk
mencapai efektivitas maka dibutuhkan budaya organisasi, strategi, lingkungan,
dan teknologi yang sesuai. Budaya organisasi lebih kuat apabila terdapat
kecocokan budaya yang mencakup: lingkungan fisik dan sosio-politik, yang
meliputi konteks ekologi, sosialisasi, hukum, dan sistem politik yang sangat
berpengaruh terhadap lingkungan perusahaan yang mencakup karakteristik pasar,
kepemilikan (ownership), sifat industri, dan sebagainya. Apabila komponen dalam
organisasi tidak mampu menyesuaikan diri dengan perubahan, maka hal ini dapat
menghambat pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Selanjutnya berdampak pada
efektivitas organisasi itu sendiri.
3.2
Kontroling Dalam Rangka Membangun Efisiensi Organisasi
Agar
tercipta organisasi yang efisien, ada beberapa cara untuk meningkatkan
efisiensi dalam organisasi. Adapun cara tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pelaksanaan fungsi
manajemen secara tepat
Dalam fungsi manajemen yang meliputi planing,
organizing, actuating, dan controlling itu harus dilaksanakan dengan tepat.
Jika ada fungsi manajemen yang tidak tepat itu akan menjadikan suatu manajemen
kurang efisien dan tentu saja akan menjadikan organisasi yang tidak efisien
pula.
2. Pemanfaatan sumber daya
ekonomi yang tepat
Semua sumber daya ekonomi yang ada seperti
sumber daya alam, sumber daya manusia, sumber daya kewirausahaan, dan juga
sumber daya modal dipilih dengan baik, kemudian dimanfaatkan secara tepat.
3. Pelaksanaan fungsi fungsi
organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat tepatnya
Memanfaatkan
fungsi-fungsi organisasi yang sebagai wadah untuk digunakan sebagai alat
pencapaian tujuan yang telah direncanakan sebeumnya secara tepat.
4. Pengarahan dan dinamika
organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.
Pengarahan-pengarahan
dan dinamika yang sudah ada ataupun sudah berjalan dalam sebuah organisasi
dilakukan dengan sebaik mungkin secara terus menerus demi berkembangnya
sebuah organisasi dan juga kemajuan yang secara berkesinambungan.
BAB IV
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
Efisiensi
merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan
biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari
sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan
efektivitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya
dilakukan dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan.
Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai. Sedangkan organisasi dapat
diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui
dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam
kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan
untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian,
dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang
apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat
menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier
yang penting.
Selayaknya
sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota
organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan
kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk,
pertama organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan
produk barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian
organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium,
rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.
4.2
Saran
Dalam
proses untuk mewujudkan organisasi yang baik maka diperlukan manajemen; melalui
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, penggerakkan, dan pengontrolan;
dengan begitu, tujuan organisasi akan tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
http://dejustice-share.blogspot.com/2014/09/perbedaan-hubungan-dari-administrasi.html
https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/
https://bayu96ekonomos.wordpress.com/artikel-artikel/administrasi-dan-manajemen/
http://www.pengertianpakar.com/2014/12/pengertian-dan-fungsi-manajemen.html
http://blogku10061987.blogspot.com/2014/10/pengertian-dan-fungsi-fungsi-manajemen.html
http://hellodwirejeki.blogspot.com/2013/01/organisasi-menurut-para-ahli-1.html
http://ikarinosuke.blogspot.com/2012/07/pengertian-organisasi-dan-fungsi.html
http://pramsimple.blogspot.com/2011/05/efektifitas-dan-efisiensi-organisasi.html
http://rizall0vers.blogspot.com/2013/05/makalah-efisiensi.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar